Collaborez en ligne sur des documents Office

 

Facilitez le travail sur des documents Office avec d'autres en temps réel.

 

Les documents Office sont des outils fondamentalement créés pour la productivité individuelle, mais nous les utilisons massivement au quotidien dans toutes nos activités et nous n'arrêtons pas d'en recevoir et dans envoyer en tous sens. De fait, nous en avons fait un outil de partage et de coopération.

Dans un contexte professionnel, si le contenu initial d'un document est élaboré par une seule personne, le plus souvent ce contenu est ensuite revu, complété, corrigé, finalement validé avec une intervention de tiers. Généralement, nous procédons par l'envoi de ces fichiers par e-mail.

C'est notamment le cas dans les exemples suivants :

  • entre collègues et départements, la hiérarchie nous utilisons les fichiers tableurs pour valider un budget,
  • entre un secrétariat et les membres d'un Comité, ou avec les participants d'une réunion pour valider un procès verbal de réunion nous utilisons un fichier de traitement de texte
  • entre les équipes des ventes et du marketing on travaille sur des documents de présentation,
  • entre les ventes et les services juridiques en interne et avec le client et ses équipes on travaille sur des fichiers de traitement de texte pour élaborer et finaliser un contrat,
  • ...

 

Si la méthode de travail semble très simple et laisse beaucoup de souplesse à chacun, elle présente néanmoins des inconvénients significatifs :

  • Ce n'est pas très efficace car on est assez vite perdu ou noyé dans le flot d'échange de courriels et de versions de fichiers,
  • Généralement les gens n'utilisent pas les fonctions de traçage des modifications et il est très difficile et laborieux de comparer les versions en circulation pour voir et comprendre ce qui a été modifié, parfois de manière très subtile. Et lorsque le document est important, avec de nombreuses pages, si les participants, les changements, les aller-retours sont nombreux, et donc les échanges et commentaires par e-mail nombreux et complexes également, en pratique la situation devient difficilement gérable,
  • Il en résulte des confusions, des  erreurs, des omissions qui peuvent avoir de lourdes conséquences,
  • De plus, il faut penser aux risques par rapport à la confidentialité, la cybersécurité et la protection des données d'autant plus que les fichiers sont nombreux, dispersés sans protection entre plusieurs participants qui enregistrent et stockent les nombreux fichiers sur leurs différents appareils, dont les mobiles fréquemment volés, hors de véritable contrôle.

 

Que peut-on faire ?

 

Optez pour la solution Eralys Cloud Office.

Cumulez le bénéfice du Cloud particulièrement adapté au stockage et aux échanges de fichiers, au partage et qui de plus offre des possibilité de synchronisation de fichiers entre les appareils, et la flexibilité des outils Office.

Eralys Cloud Office vous apporte encore bien d'avantage puisqu'il vous permet de partager et de travailler à plusieurs, de manière interactive et en temps réel en ligne sur un même document et en complément d'utiliser tous les outils disponibles dans Eralys Cloud.

Déployé dans votre Cloud, vous avez le contrôle total sur vos fichiers, vos informations et la sécurité est ainsi très élevée. Votre Cloud Eralys répond aux normes iso 27000 et peut aussi disposer des certifications exigées pour certaines activités dont en particulier le secteur de la santé (norme européenne HDS ou américaine HIPAA) ou le secteur financier (norme PCI DSS).

 

Dans le Cloud, vous organisez vos fichiers à votre convenance

 

L'interface est identique à celle d'un explorateur de fichier, et vous pouvez reproduire votre organisation à l'identique ou comme vous le souhaitez.

Pensez néanmoins :

  1. aux droits d'accès que vous devez gérer,
  2. aux synchronisation de fichiers que vous devez organiser,
  3. à l'organisation des travaux.

 


Interface classique d'explorateur de fichiers

File content
Organisez les fichiers à votre convenance.

 

Téléchargez ou créer vos fichiers

 

Sélectionnez un répertoire et télécharger vos fichiers Office.

Vous pouvez aussi créer vos fichiers Office en ligne à travers les items du sous-menu présenté ici

  • Document (traitement de texte),
  • Spreadsheet (tableur)
  • Presentation

 

 

File management tool
 

 

 

Versions de fichiers

 

A chaque fois qu'un fichier est modifié et enregistré, une nouvelle version de fichier est sauvegardée.

Il suffit de sélectionner la version qui vous intéresse pour l'ouvrir.

Très pratique lorsque vous avez besoin de  retrouver ce qui figurait dans une version antérieure.

 

 

 

Versions de fichier
file version
L'onglet Version affiche les versions disponibles

 

 

Commentaires

 

Une possibilité très pratique et utile pour travailler avec d'autres personnes.

 

Spécialement utile pour:

  • laisser un commentaire à destination d'un tiers par exemple pour lui demander de relire, de compléter, et de valider un contenu,
  • disposer simplement et tout naturellement d'un processus de validation (ex: contrat, minutes de réunion, validation technique ou financière, validation client ou fournisseur),

Commentaires fichiers

Office Comment

Sélectionnez l'onglet Commentaires et vous voyez le fil des commentaires par qui et quand.

Vous pouvez ajouter le vôtre.

 

 

 

Partage de fichier

 

Les fichiers peuvent être partagés et rendus disponibles aux utilisateurs du Cloud, mais aussi à des invités par e-mail.

Vous voyez ici un Document texte, mais ceci est identique pour les fichiers Tableur et Présentation.

Tout participant au partage peut intervenir et modifier le fichier ouvert en ligne, et tous voient en temps-réel sur leur écran les actions et modifications faites par les autres.

 

Partagez et travailler ensemble
Office share
en temps réel sur un même fichier.
Par l'onglet Partage vous pouvez inviter les utilisateurs du Cloud et des invités externes à partager et travailler en ligne avec vous.

 

 

Lancer une discussion

 

Tout en travaillant sur un fichier Office, vous pouvez à tout moment engager une discussion.

Imaginez, une information vous manque pour finaliser le contenu de votre document, ou vous souhaitez obtenir un avis de collègues....

Par simple clic engagez la discussion et automatiquement conservez la trace de vos échanges associés au document.

Vraiment convivial et efficace.

 

 

En un clic engagez la conversation
Video chat around a Office file
tout en travaillant sur votre document

 

 

Et voilà !

Lancez vous, travaillez avec vos fichiers Office plus efficacement, plus confortablement en toute convivialité, mais aussi de manière plus sûre.

 

Nos solutions Eralys Cloud peuvent faire bien plus encore pour vous. Découvrez des possibilités et d'autres cas d'emploi.