Avec la mobilité grandissante et le développement du télétravail, comment traiter le sujet de la présence et de l'absence au travail ?
En effet, pour des raisons opérationnelles d'organisation du travail dans une entreprise, mais aussi et surtout pour des raisons de gestion administrative du personnel et pouvoir s'inscrire et remplir ses obligations légales avec les lois du travail applicables, il est nécessaire de gérer la présence et les absences au travail.
Mais comment faire lorsque les personnels sont en mobilité et travaillent à distance alors que les dispositions et les outils de gestion ont été construits dans un cadre d'activité de type "industriel" avec un contexte physique, sédentaire, local, c'est-à-dire où le personnel est physiquement présent ensemble dans les locaux de l'entreprise ?
Comment faire ?
Deux manières de procéder :
- Déclarative : l'employé informe spontanément l'employeur
- Automatique : par la détection ou non d'activité de l'employé
Faire simple et efficace
- Structurez, facilitez le processus déclaratif,
- Automatisez l’information des parties prenantes,
- Évitez les saisies et enregistrer en horodatant les évènements,
- Soyez proactif, anticipez.
Traiter la Présence et l'Absence par la détection automatique
La présence ou la non-présence peut être traitée automatiquement au niveau des connexions au système.
Aucune procédure, aucune action spécifique n’est requise de la part de l’employé, du responsable hiérarchique, de la Direction des Ressources Humaines.
Seul le déclaratif demande une action, mais le processus et les traitements qui en découlent peuvent êtres largement automatisés.
On utilise la Gestion des Utilisateurs I.M.S.
Historique des connexions
- Tout Utilisateur qui se connecte à I.M.S. génère un enregistrement correspondant comprenant la date et l'heure.
- Lorsque l'Utilisateur se déconnecte de I.M.S. l'heure est également enregistrée.
Ainsi, dispose-t-on dans I.M.S. des informations nécessaires pour détecter l'heure de connexion pour un Utilisateur. Autrement dit son `arrivée`, donc sa "Présence" au travail.
A contrario, en cas de non détection de connexion, son "Absence" au travail peut être détectée.
Consultation des connexions Utilisateurs
Nom, date et heure de connexion et de déconnexion constituent un enregistrement pour l'Utilisateur.
Les traitements automatisés
A partir des données de connexions disponibles, il est possible de définir des traitements automatisés.
Pour les éventuels retards et les Absences comme :
- détecter pour le jour courant, à une certaine heure, les Utilisateurs qui ne se sont pas encore connectés (pour des contrôles en cas d'horaires flexibles, d'astreinte, etc...) et
- leur adresser un courriel avec un texte personnalisé
- dresser une liste de ces Utilisateurs et l'adresser à la DRH et aux responsables hiérarchiques
- chaque jour, détecter les Utilisateurs qui ne se sont pas connectés et
- leur adresser un courriel leur demandant de justifier leur absence ou de remplir un formulaire en ligne
- dresser une liste de ces Utilisateurs et l'adresser à la DRH et aux responsables hiérarchiques
- établir des listes, des tableaux de bord, des indicateurs
Exemple de Liste standard I.M.S.
Vous pouvez créer vos propres listes en fonction de filtres sur vos données. Par exemple une liste des "Absents", une liste des "Présents" du jour `arrivés` après 9 heures.