Analyse des Données

 

De quelles données disposez-vous, en avez vous l'usage et pourquoi faire ?

En général chacun de nous collecte, enregistre, stocke, sauvegarde des informations au jour le jour sans penser plus que cela et sans vraiment gérer ces données. Ainsi, nous accumulons des informations avec le temps sans nous souvenir ensuite forcément à quoi elles correspondent, pourquoi nous les avons enregistrées, si nous en avons encore l'usage et il y a fort à parier de toute façon qu'elles ne soient plus à jour.

Ceci consomme des ressources car nous stockons, sauvegardons, archivons ces informations et peut-être des personnes consacrent-elles du temps à ces tâches par exemple pour classer, ranger des documents ou pour tenir les données à jour. Et ce gisement est rarement exploité. De fait, en l'état il est difficile à exploiter.

 

Le Règlement Européen Général pour la Protection des Données nous offre une opportunité pour découvrir et prendre conscience de cette foule d'informations que nous détenons et nous donne la chance d'en tirer des bénéfices.

Rappelez-vous, à partir du 25 Mai 2018 le RGPD impose de limiter strictement les données qui sont détenues sur les personnes et on doit même pouvoir justifier à tout moment dans quel but on conserve ces données, pouvoir les communiquer, collecter le consentement explicite et effacer les données d'une personne.

 

Que pouvons nous faire ?

Pour commencer l'analyse, on doit premièrement disposer d'une vue complète et suffisante sur l'ensemble des données. Ce qui implique d'avoir mené une large investigation pour dresser un inventaire exhaustif sur les données, les informations, les documents etc... que l'on détient.

Ensuite, pour que le travail d'analyse soit efficace, exhaustif, si nécessaire organisé, planifié et piloté avec un travail d'équipe ou avec différentes personnes, des outils adéquats doivent aussi êtres disponibles, ce qui est loin d'être toujours facile et possible.

 

Si vous ne disposez pas d'un inventaire des vos données ou ne savez pas les rendre disponibles ou ne disposez pas des outils d'analyse nécessaires, veuillez consulter notre cas d'usage Faire l'Inventaire des Données pour apprendre comment nous pouvons vous aider.

 

Données et informations prêtes

Nous considérons ici que vos données, informations, documents etc... sont présents et accessibles dans I.M.S. notre écosystème de Gestion de l'Information.

 

 

Sinon, merci de visiter

Faire l'Inventaire des Données

1 - Commençons par les Individus

Comme pour les affaires, des activités les données n'ont de sens que si elles sont en relation avec les personnes (ou/et des entités) il convient de traiter en premier lieu les données relatives aux personnes.

Puisque vous avez certainement chargées les données à partir de différentes sources, il est fort probable que vous ayez des doublons.

Alors commençons par éliminer ces doublons.

Vous disposez certainement d'informations comme les noms, prénoms, téléphone, e-mail, adresse, etc... Ces données vont nous aider à identifier les doublons potentiels.

Attention : il peut y avoir des homonymes et les données disponibles dans deux enregistrements pour une même personne peuvent êtres différentes.

I.M.S. affiche les données sous la forme d'une liste. Vous pouvez simplement utiliser ces listes pour parcourir visuellement vos données et ainsi détecter d'éventuels doublons.

Mais il faut reconnaître que cette méthode a ses limites, en particulier lorsqu'on détient beaucoup de données sur beaucoup de personnes. Traiter ainsi visuellement lorsqu'on a des pages et des pages dans une liste n'est pas efficace, voire humainement impossible.


L'éco-système I.M.S. de
Gestion de l'Information
 

I.M.S. est fondamentalement centré sur les "données élémentaires" et les besoins des "utilisateurs".
Il permet à chacun de s'organiser et de traiter comme il le souhaite, utilisant différentes options, façons de faire, différents outils, différentes ressources, différents services.
Sont présentés ici certaines options, à titre d'exemple pour donner une idée, une vue générale sur les capacités de  I.M.S.

En fonction des cas particuliers et de données, il est probable que d'autres options, outils et approches puissent êtres adoptés.
 

 

Puisque nous disposons d'une fonctionnalité de traitement des doublons, utilisons la !

Commençons par l'élément de Menu Rechercher des Doublons.

En fonction de votre liste et son contenu, de votre liste par défaut, vous obtenez l'affichage d'une nouvelle liste vous montrant (uniquement) les lignes détectées comme de potentiels doublons.

Par rapport à vos données, cela peut vous suffire.

 

Mais probablement, vous aurez besoins d'affiner les critères de détection.

Use Duplicate Menu Item

Duplicate Menu in List View

 

Très bien !
Alors utilisons l'outil de Recherche de Doublons sur Critères
.
Vous voyez sur l'image qu'il est possible de choisir toute donnée/colonne disponible et de les combiner à votre guise. Un exemple : si vous utilisez uniquement les noms et prénoms vous aurez des homonymes. Mais si vous y ajoutez par exemple le téléphone...

 

Bref, en fonction de vos données, il est très facile d'optimiser.

Dans votre liste de doublons identifiés utilisez les cases à cocher pour effacer globalement ou de manière sélective les lignes que vous souhaitez éliminer.


Définissez vos propres critères de détection de doublonsDuplicate search criteria

 

 

2 - Analysez vos Individus

Avant d'analyser toutes les données, informations et les documents, les fichiers, regardons les informations que nous avons sur les personnes.

  • 1 - quelle est la nature de la relation: client, fournisseur, partenaire, prospect, apporteur d'affaires, relation publique, administration, banquier, concurrent, presse, employé... car ceci donne déjà une bonne indication sur le type d'informations qui peuvent se rapporter à ces personnes et justifier (ou non) la possession de ces données.



     
  • 2 - si besoin, ajoutez des champs de données et utilisez les listes de valeurs qui vous sont utiles par exemple pour filtrer, trier, catégoriser et vous apporter les moyens nécessaires pour réaliser votre analyse.

    Vous pouvez créer les champs de données et les listes de valeurs que vous utilisez déjà et existant dans vos propres systèmes de gestion et vos outils.


     

Gérez les champs de Données

Add field

Gérez les Listes de Valeurs

manage list box

 

  • 3 - parfois, vous avez des doublons, mais les données présentes dans chacun peuvent êtres différents.

    Utilisez l'Outil de Fusion et décidez quelle valeur de chaque champ vous souhaitez dans votre enregistrement résultant de la fusion.

Gérez la fusion

Merging
 

 

  • 4 - Maintenant alimentez les champs que vous avez ajoutés, ou mettez à jour les valeurs correspondant à vos listes de valeurs.
     

    Vous aurez certainement définies des valeurs de données spécifiques pour certains champs afin de faciliter vos travaux d'analyse, pour sélectionner, filtrer les données.

    Ces valeurs doivent donc êtres alimentées dans de nombreux enregistrements. Pour faire cela, nous allons utiliser l'Outil d'Edition en Masse.

Gérer les mises à jour en masse

Mass edit

 

3 - Analyser

A présent que vos données Personnes sont prêtes, purgées, nettoyées, tout ce qu'il vous reste à faire est de procéder à l'analyse finale et complète des données.

Tous les outils sont à disposition pour vous aider à réaliser cette tâche.

Deux outils vous seront utiles :

  • l'outil Listes : qui vous permet de créer, modifier, organiser des listes comme vous les souhaitez, en utilisant des filtres et en affichant les champs/colonnes de données de votre choix (ex : une liste de vos seuls clients Européens).
  • l'outil Rapport : qui vous permet de créer, modifier des rapports qui peuvent êtres visualisés en ligne, imprimés ou exportés.

Configurer les listes

Configure lists

Gérer les Rapports

Reports

 

Et voilà !

Vos données de base se rapportant à des personnes sont prêtes.

 

Vous pouvez faire la même chose pour toutes vos données.
Simplement, nous recommandons, en particulier dans le cadre du Règlement Européen Général de Protection des Données (RGPD) de commencer par faire ce travail au niveau des données personnelles et privées des personnes.

Au-delà, l'éco-système I.M.S. propose des outils et des fonctions permettant une approche dite "à 360°" avec notamment par exemple une vue centrée sur la personne où l'on voit les relations multidirectionnelles avec des objets de l'éco-système I.M.S. Ce sont donc les chemins plus appropriés pour traiter globalement toutes les données, tous les documents, tous les fichiers qui peuvent êtres reliés en l'espèce à une personne. Ceci est présenté au travers de multiples autres Cas d'Usages.