Recueillir le consentement

 

Le Règlement General sur la Protection des Données implique l'obtention active, claire et explicite d'un consentement de la part des personnes concernées dont on utilise les données.

 

Le ‘consentement’ par la personne concernée signifie que celle-ci donne une indication en toute liberté, spécifique, éclairée et sans ambigüité quant à ses souhaits, soit par une déclaration, soit par une action affirmative claire, pour signifier son accord pour le traitement de ses données personnelles tels qu'ils lui sont exposés au travers d'une requête qui lui est présentée à cet effet et qui est rédigée dans un langage clair et simple.

 

Comment pouvons nous faire ?

Il vous appartient de choisir la politique que vous voulez appliquer. Pensez néanmoins à votre responsabilité, donc à vos risques, et bien entendu tenez compte de votre situation spécifique et de la sensibilité des données.

Le RGPD est plutôt général en matière de 'données personnelles' et de leur 'sensibilité', indiquant  qu'il faut considérer comme données personnelles toutes celles qui peuvent permettre, de manière directe ou indirecte, ou encore par un ensemble de différentes données et/ou une combinaison d'informations, d'identifier un individu ou de le 'profiler', ou encore toutes les données qui, si elles étaient utilisées de manière mal intentionnée, peuvent êtres au détriment ou causer des dommages et induire des conséquences significatives pour la personne considérée.

En vertu de quoi les noms, adresses e-mail, adresses IP, les coordonnées GPS, des IDentifiants, le genre, la date de naissance par exemple doivent êtres considérés comme données personnelles, et bien entendu des données liées à la santé, à la politique, à la sexualité, à la religion entre autres données sont sensibles et doivent êtres considérées comme données personnelles.

N'oubliez pas !
Le consentement donné pour un emploi de données personnelles vaut exclusivement pour les informations, les traitements et la finalité qui ont été autorisés. Tout autre usage est prohibé.
De plus, vous devez faire en sorte que la personne concernée puisse retirer son consentement à tout moment.

 

1 - Utilisez l'outil e-Mail

 

Utilisez l'outil de gestion de modèles de courriels et créez des modèles destinés à ce recueil des consentements.

 

L'e-mail est la manière de procéder la plus courante. Elle convient dans les cas les plus simples et lorsqu'il ne s'agit pas de données sensibles. Par exemple:

  • Abonnement à un lettre d'information,
  • Enregistrement en ligne : pour confirmer l'acceptation des Termes et Conditions,
  • Notification avec acceptation d'un changement des Termes et Conditions ou de la Politique de sécurité (consultables en ligne) auprès des contacts existants

 

Vous utiliserez un simple lien hypertexte (url) inséré dans votre modèle.

Soyez très attentifs au texte de votre message qui doit bien informer et être clair et non ambigü quant à la finalité et aux traitements que vous souhaitez en faire.
Et c'est une bonne approche que de prévoir toujours dans vos courriels une option qui permet au contact de retirer aisément son consentement.

Attention : un e-mail ne vous assure pas que son expéditeur est réellement la personne concernée. Alors n'employez pas ce moyen lorsque les choses sont importantes et concernent des information sensibles. Ou à minima procédez par une double validation.

Trucs & Astuces
L'enregistrement en ligne et l'abonnement à votre Lettre d'information se font le plus souvent sur votre site Internet, mais il est préférable que votre courriel de confirmation qui dorénavant va contenir une demande de consentement pour les données personnelles (nom, e-mail...) soit envoyé par I.M.S. de manière à disposer de tout ce qui a trait au RGPD et à ses obligations, notamment la traçabilité dans un seul et même système. En procédant autrement, il vous en coûtera nécessairement car il vous faudra partir chercher un peu partout dans vos différents systèmes, e-mails et archives et le risque est grand que vous ne parveniez pas à retrouver ou à reconstituer une traçabilité complète ou satisfaisante.


Exemples
subscription consent
Demande de consentement pour un abonnement

gdpr online registration confirmation
Confirmation d'un enregistrement en ligne
avec demande de consentement par rapport aux
 Termes et Conditions et la Politique de
Protection des Données Personnelles
disponibles en ligne.

 

 

2 - Sélectionnez les personnes et envoyez les informations et la demande de consentement

Utilisez vos modèles et traitez

  • manuellement : en sélectionnant la  personne, une liste de personnes ou "toutes" dans la Vue en Liste de I.M.S. Sélectionnez Envoi e-mail, Sélectionnez le modèle et Envoyez,
  • automatiquement : en employant l'outil d'Automatisation I.M.S.

Les destinataires recevront le modèle choisi personnalisé et comprenant les données que vous aurez insérées dans votre modèle sous la forme de variables).

 

Votre lien hypertexte (url) devra envoyer le consentement sollicité vers vous et il devra être enregistré de manière à vous permettre de faire la démonstration d'un consentement en bonne et due forme, conforme et donc valable si ceci vous était demandé. L'emploi de I.M.S. vous apporte cette traçabilité et vous disposez de rapports. Vous pouvez de plus automatiser des processus afin d'optimiser votre gestion et vous garantir ainsi que vous serez toujours, à tout moment en conformité avec le RGPD.  

 

I.M.S.

send e-mail

e-mail

 

 

3 - Utilisez l'outil Formulaire Web

 

Pour des cas plus complexes, vous pouvez utiliser l'outil Formulaire Web de I.M.S.

Il vous permet de construire un Formulaire entièrement sur mesure avec les champs, des cases à cocher, des listes de choix et des contrôles de saisie.


Vous pouvez alors implémenter le Formulaire Web sur votre site Internet et ainsi réaliser l'intégration entre votre site Internet et votre système de gestion des données.

 

Avant de créer votre Formulaire, vérifiez que vous disposez de tous les champs nécessaires dans I.M.S.
Rappelez-vous, vous pouvez créer dans I.M.S. tous les champs que vous souhaitez et dont vous avez besoin.

 

Trucs & Astuces

Pour des contacts existants auprès desquels vous avez besoin de recueillir le consentement (typiquement lors de l'implémentation du RGPD), utilisez l'outil e-mail pour leur envoyer un message comme présenté au paragraphe 1 ci-dessus qui comporte un lien hypertexte (url) vers votre Formulaire Web.

I.M.S. Formulaire Web

webform tool

 

4 - Utilisez le Portail de Service Clients

 

Pour apporter de nouvelles expériences et fournir les meilleurs services à vos clients vous pouvez utiliser le Portail de Services de I.M.S.

Le Portail offre un accès en ligne direct, permanent et sûr à vos clients avec toute une palette de choses utiles.

 

Sans efforts et sans ressources spécifiques pour la communication d'informations et la gestion des consentement, le Portail vous aide à construire une relation solide.

Vous êtes sûr que seule la personne qui dispose d'un accès / login peut gérer ses consentements et la communication entre I.M.S. et la personne  est cryptée.

Vos contacts disposent aussi de la possibilité de soumettre une Demande de Services (via l'outil "Tickets") qui peut être transmise automatiquement au Responsable des Traitements des Données ou à un département, à un centre de support ou à toute personne. 

L'avantage est aussi que l'outil Ticket fournit des  Tableaux de Bords, des rapports, des options d'alertes et il fournit automatiquement à votre contact un suivi d'avancement. Par le Ticket vous avez la trace des évènements, des actions et même des commentaires, comme des fichiers et des documents qui peuvent y être attachés. Vous pouvez voir le status (l'état d'avancement) durant tout le cycle de vie du Ticket.

Un bon moyen, plus intelligent et plus flexible pour gérer le consentement de vos contacts.
Et le bonus est que l'outil est natif, parfaitement et totalement intégré dans le système de gestion des données avec sa gestion de la relation clients.

Vous et votre contact pouvez interagir, échanger, commenter, et travailler dans un environnement totalement digital, de façon simple et sûre.

Portail de Service Clients

Customer Portal Contact View
Vous pouvez voir ci-dessus
l'état de l'indicateur pour les
envois de courriels.


Demande de Consentement via le Ticket

Ticket Request Consent

 

5 - Utilisez l'outil Campagne

 

Pour sûr, vous avez des contacts de différentes natures, catégories, et probablement établis dans différents pays. Et vous avez certainement des contacts existants et des nouveaux contacts.

L'outil Campagne offre la possibilité de regrouper vos contacts comme vous le souhaitez pour les traiter de la bonne façon, par exemple leur envoyer le message pour le Formulaire Web, une demande spécifique de consentement, et dans leur langue locale.

 

Avec l'outil Campagne vous optimisez les traitements et le suivi puisque avec l'outil Campagne vous leur envoyez par exemple une demande de consentement par un simple clic sans devoir à chaque fois utiliser la recherche, le filtrage et la sélection manuelle dans la Vue en Liste.

L'outil Campagne offre aussi des rapports de Campagne la possibilité de gérer le temps, un budget, un objectif.

L'outil Campagne est un outil très utile pour des organisations plus importantes et pour traiter de gros volumes (ex: implémentation du RGPD) lorsqu'il s'agit d'organiser le travail et de suivre les taux de retour, les coûts, et procéder à des analyses.

 

Trucs & Astuces

Vous pouvez assigner chaque Campagne à un employé ou à une équipe pour répartir le travail, affecter les personnes en fonction du périmètre, des pays et même de gérer des objectifs et la performance.

Outil Campagne

Campaign List of Leads
Ci-dessus la liste des personnes
sélectionnées pour faire partie 
de cette campagne.

 

Faites de l'obligation et des contraintes du RGPD une opportunité pour générer de la valeur ajoutée !

Construisez des relations plus solides.

 

Si vous êtes une organisation plus importante, plus complexe, ou si vous traitez des données particulièrement sensibles, si vous avez des exigences pays spécifiques ou si vous devez vous conformer à plusieurs règlementations pays, ou si vous êtes soumis à une règlementation spécifique à un secteur d'activité (ex: santé, finance, etc...), si vous avez désigné un DPO (Data Protection Officer) ou si vos besoins sont plus élaborés, nous proposons l'emploi de notre application spécialisée RGPD.