Le Règlement General sur la Protection des Données implique l'obtention active, claire et explicite d'un consentement de la part des personnes concernées dont on utilise les données.
Le ‘consentement’ par la personne concernée signifie que celle-ci donne une indication en toute liberté, spécifique, éclairée et sans ambigüité quant à ses souhaits, soit par une déclaration, soit par une action affirmative claire, pour signifier son accord pour le traitement de ses données personnelles tels qu'ils lui sont exposés au travers d'une requête qui lui est présentée à cet effet et qui est rédigée dans un langage clair et simple.
Comment pouvons nous faire ?
1 - Utilisez l'outil e-Mail
Utilisez l'outil de gestion de modèles de courriels et créez des modèles destinés à ce recueil des consentements.
L'e-mail est la manière de procéder la plus courante. Elle convient dans les cas les plus simples et lorsqu'il ne s'agit pas de données sensibles. Par exemple:
- Abonnement à un lettre d'information,
- Enregistrement en ligne : pour confirmer l'acceptation des Termes et Conditions,
- Notification avec acceptation d'un changement des Termes et Conditions ou de la Politique de sécurité (consultables en ligne) auprès des contacts existants
Vous utiliserez un simple lien hypertexte (url) inséré dans votre modèle.
Exemples
Demande de consentement pour un abonnement
Confirmation d'un enregistrement en ligne avec demande de consentement par rapport aux Termes et Conditions et la Politique de Protection des Données Personnelles disponibles en ligne.
2 - Sélectionnez les personnes et envoyez les informations et la demande de consentement
Utilisez vos modèles et traitez
- manuellement : en sélectionnant la personne, une liste de personnes ou "toutes" dans la Vue en Liste de I.M.S. Sélectionnez Envoi e-mail, Sélectionnez le modèle et Envoyez,
- automatiquement : en employant l'outil d'Automatisation I.M.S.
Les destinataires recevront le modèle choisi personnalisé et comprenant les données que vous aurez insérées dans votre modèle sous la forme de variables).
I.M.S.
send e-mail
3 - Utilisez l'outil Formulaire Web
Pour des cas plus complexes, vous pouvez utiliser l'outil Formulaire Web de I.M.S.
Il vous permet de construire un Formulaire entièrement sur mesure avec les champs, des cases à cocher, des listes de choix et des contrôles de saisie.
Vous pouvez alors implémenter le Formulaire Web sur votre site Internet et ainsi réaliser l'intégration entre votre site Internet et votre système de gestion des données.
I.M.S. Formulaire Web
4 - Utilisez le Portail de Service Clients
Pour apporter de nouvelles expériences et fournir les meilleurs services à vos clients vous pouvez utiliser le Portail de Services de I.M.S.
Le Portail offre un accès en ligne direct, permanent et sûr à vos clients avec toute une palette de choses utiles.
Sans efforts et sans ressources spécifiques pour la communication d'informations et la gestion des consentement, le Portail vous aide à construire une relation solide.
Vous êtes sûr que seule la personne qui dispose d'un accès / login peut gérer ses consentements et la communication entre I.M.S. et la personne est cryptée.
Vos contacts disposent aussi de la possibilité de soumettre une Demande de Services (via l'outil "Tickets") qui peut être transmise automatiquement au Responsable des Traitements des Données ou à un département, à un centre de support ou à toute personne.
L'avantage est aussi que l'outil Ticket fournit des Tableaux de Bords, des rapports, des options d'alertes et il fournit automatiquement à votre contact un suivi d'avancement. Par le Ticket vous avez la trace des évènements, des actions et même des commentaires, comme des fichiers et des documents qui peuvent y être attachés. Vous pouvez voir le status (l'état d'avancement) durant tout le cycle de vie du Ticket.
Un bon moyen, plus intelligent et plus flexible pour gérer le consentement de vos contacts.
Et le bonus est que l'outil est natif, parfaitement et totalement intégré dans le système de gestion des données avec sa gestion de la relation clients.
Vous et votre contact pouvez interagir, échanger, commenter, et travailler dans un environnement totalement digital, de façon simple et sûre.
Portail de Service Clients
Vous pouvez voir ci-dessus l'état de l'indicateur pour les envois de courriels.
Demande de Consentement via le Ticket
5 - Utilisez l'outil Campagne
Pour sûr, vous avez des contacts de différentes natures, catégories, et probablement établis dans différents pays. Et vous avez certainement des contacts existants et des nouveaux contacts.
L'outil Campagne offre la possibilité de regrouper vos contacts comme vous le souhaitez pour les traiter de la bonne façon, par exemple leur envoyer le message pour le Formulaire Web, une demande spécifique de consentement, et dans leur langue locale.
Avec l'outil Campagne vous optimisez les traitements et le suivi puisque avec l'outil Campagne vous leur envoyez par exemple une demande de consentement par un simple clic sans devoir à chaque fois utiliser la recherche, le filtrage et la sélection manuelle dans la Vue en Liste.
L'outil Campagne offre aussi des rapports de Campagne la possibilité de gérer le temps, un budget, un objectif.
L'outil Campagne est un outil très utile pour des organisations plus importantes et pour traiter de gros volumes (ex: implémentation du RGPD) lorsqu'il s'agit d'organiser le travail et de suivre les taux de retour, les coûts, et procéder à des analyses.
Outil Campagne
Ci-dessus la liste des personnes sélectionnées pour faire partie de cette campagne.
Faites de l'obligation et des contraintes du RGPD une opportunité pour générer de la valeur ajoutée !
Construisez des relations plus solides.