Informez sur les données détenues

 

Informez les personnes des données qui les concernent et que vous détenez

Bien entendu, il s'agit en premier lieu des informations personnelles, mais en général les gens apprécient qu'on leur porte attention et respect. Cela créé et renforce la relation. Egalement, la transparence est un élément fondateur de la confiance. C'est aussi un bon moyen pour garder les informations à jour.

 

Le Règlement Général sur la Protection des Données oblige la fourniture des informations à ceux qui en font la demande, et cette communication doit également se faire pour recueillir le consentement des personnes concernées.

 

Comment faire ?

Il vous appartient de choisir quelle politique vous voulez appliquer.

La règlementation RGPD est très générale et vous pouvez décider de faire le strict minimum pour remplir vos obligations d'information.

Quand aux informations elles-mêmes que vous communiquez, il faut dire que le champs très ouvert puisque les textes sont plutôt vague à cet égard, en même temps qu'il est stipulé que le périmètre de la règlementation concerne "toute information qui peut directement ou indirectement engendrer un impact, des conséquences pour l'individu concerné".

Il ne s'agit pas ici de donner des conseils ni de faire des recommandations, ni de suggérer quelles informations et données doivent être communiquées.

 

 

1 - Utilisez les outils e-Mail

 

Utilisez l'outil de gestion des modèles de courriels. Vous pouvez créer des modèles de courriels pour la communication de ces informations.

 

Comme vous voyez, l'outil de composition des modèles est très similaire à votre traitement de texte.

 

Vous retrouvez les possibilités qui vous sont si familières avec sa panoplie d'options en édition : polices de caractères, insertion d'images, tableaux, etc...

 

Employez l'interface utilisateur et insérez simplement les champs de données et les liens souhaités dans votre modèle.

 

Trucs & Astuces
Créer des modèles différents et adaptés en fonction des destinataires : employés, clients, partenaires, fournisseurs etc...

 

2 - Utilisez PDF Maker

Vous préférez envoyer un document au format PDF?

Pas de problème, utilisez l'option PDF Maker de I.M.S.

Il fonctionne de manière identique à l'outil de gestion des modèles de courriels.


Gestion des modèles de courriels

e-mail template

 

3 - Selectionnez la personne et envoyez les informations

A présent, employez les modèles que vous avez créés.

  • Sélectionnez la personne, une liste de personnes ou "tous" dans la Vue en Liste dans I.M.S.,
     
  • Sélectionnez  Envoi e-mail,
     
  • Sélectionner le modèle,
     
  • Envoyez

pour que les personnes sélectionnées reçoivent individuellement leur courriel sur la base du modèle choisi avec les données renseignées à l'emplacement où vous avez placées les variables. (ou votre courriel avec en attache le fichier PDF).

 

I.M.S.

envoie le(s) courriel(s)

e-mail

 

 

4 - Utilisez le Portail de Services Clients

 

Pour créer une meilleur expérience et améliorer vos services, utilisez le Portail de Services Clients de l'éco-système I.M.S.

Il offre un accès personnel sécurisé direct et permanent en ligne. 

 

La transparence, sans aucun effort ni ressources pour la communication des informations. Le portail autorise bien davantage encore et vous aidera à créer une vraie relation.

 

Vous pouvez notamment échanger des fichiers et  travailler dans un environnement totalement digital.

 

Portail de Service Clients

Customer Portal Contact View

 

Faites de l'obligation de transparence et de protection des données (RGPD) une opportunité !

Construisez une relation plus solide.

 

L'éco-système I.M.S. permet d'automatiser cette communication.
Imaginez par exemple l'envoi sans aucune intervention manuelle de ces informations par courriel lorsqu'une nouvelle personne est enregistrée dans le système, ou lorsque survient un changement, par exemple d'une valeur, d'une date, d'un montant, etc...

Ce sont les outils d'automatisation de l'éco-système I.M.S. qui offrent ces possibilités.