Gérer un Compte Epargne Temps

Implémentez votre Compte Epargne Temps.

 

Le Compte Epargne Temps (CET) est un dispositif qui, en fonction des termes et des principes, des règles ou une loi, d’un accord entre employeur et employé, permet de porter sur un compte individuel des temps qui ainsi après « épargne » pourront ultérieurement êtres « consommés » ou indemnisés.

 

La difficulté surgit dans la mise en œuvre car chaque organisation, chaque entreprise, chaque branche professionnelle, chaque pays définit son système avec ses règles, ses limites, ses seuils, ses critères.

Si les grands principes sont généralement relativement simples, la gestion d’un système de CET peut dans les détails opérationnels vite devenir complexe et surtout lourde à gérer.

L’extrême variabilité et personnalisation des systèmes de CET est un frein à l’existence de solutions logicielles standards qui pourraient être proposées par des éditeurs de progiciels.

Dès lors il est difficile, voire impossible de trouver des outils simples et adaptés prêts à l’emploi sur le marché et la gestion du CET en devient vite fastidieuse car très (ou entièrement) manuelle, dans tous les cas proportionnellement onéreuse.

 

Que faire ?

 

Optez pour I.M.S. Eralys le Système de Gestion de l'Information.

I.M.S., apporte une solution simple, rapide et économique pour implémenter, soit une solution complète, partielle, ou complémentaire. En effet, I.M.S. grâce à son architecture et à ses outils, vous permet sans programmation, en quelques clics d'ajouter des champs de données avec les écrans de consultation et de saisie, de filtrer les données, d'élaborer des rapports et des tableaux de bord comme d'automatiser des traitements, d'élaborer et d'employer des modèles de courriels pour des envois manuels ou automatisés et offre également un Portail Clients, en toute sécurité avec des accès individuels contrôlés. Tout ce qui est nécessaire pour gérer un CET est ainsi disponible.

 

1 - Définir et configurer

 

Définir et structurer les données et les paramètres dont vous avez besoin: éligibilité, critères, compteurs, seuils, limites et règles,...

Avec I.M.S. en quelques clics à peine, sans programmation et sans limites, vous pouvez ajouter des champs et des codes avec les écrans de gestion associés.

Exemple: ajouter un compteur de temps épargné au contact/employé, l'année, la date, l'heure d'entrée, l'heure de sortie, les heures d'absences, les congés, des codes d'activité,... qui composent les détails de vos mouvements.

 

Astuce
Utilisez vos propres données et vos codes, ceux de vos propres systèmes de paye et de gestion des Ressources Humaines pour faciliter les opérations.


Ajoutez les champs nécessaires

Add field
Pour le stockage des données collectée,
pour les codes et catégories d'employés,...
pour les limites, les seuils,...
 

 

2 - Traiter les données collectées

 

Traiter les données de références et les temps collectés.

Les situations sont multiples:

  • il existe un système de gestion des temps (pointages, lecteurs de badges ou système de contrôle d'accès)
  • il existe un système de gestion des ressources humaines ou de paye.

Ces systèmes produisent des données généralement exportables sous forme de fichier texte ou autre.

Importer les données depuis ces fichiers dans I.M.S. pour traiter CET en alimentant les champs qui ont été créés est à la portée de tout utilisateur au travers de l'emploi de l'outil d'importation et de mise en correspondance des données avec les champs.

  • aucun système n'existe

I.M.S. offre dans ce cas la possibilité d'une saisie directe par le clavier comme par l'import de données à partir d'un fichier préparé à cet effet.

Astuce
En fonction de vos systèmes et des interfaces disponibles, une alimentation automatisée peut être mise en place.

 

Import de données dans I.M.S.

import map
La mise en correspondance des données des fichiers avec les champs I.M.S. se fait simplement à l'écran.

 

 

 

3 - Mettre à jour le compte de temps

 

Trois cas de figure:

Automatisé

L'imputation se fait automatiquement à partir des données alimentées dans I.M.S. Par exemple les heures supplémentaires, les heures de nuit, les horaires de travail,...

L'évolution du compteur est automatisées avec le traitement et le calcul opéré par l'outil de gestion des processus I.M.S. qui utilise des champs calculés et si besoin des règles logiques (si conditions alors actions).

Saisie des données au clavier

Les données sont saisie au travers des écrans I.M.S. :

  • par une personne habilitée
  • directement par l'employé

Au travers d'une demande

L'employé doit soumettre une demande.

La demande peut se faire en utilisant l'outil de demande de services I.M.S.

  • soit par une saisie directement dans I.M.S.
  • soit au travers du Portail Clients.

Un département ou une personne ou un groupe de personnes est informé de la demande et va la traiter.

 

Automatisé par l'emploi du gestionnaire de processus

automation 2 = +1

Saisie au clavier
keyboard

Emploi de la demande de services I.M.S.
TSA request
 

 


 

 

4 - Contrôles et anomalies


L'emploi du gestionnaire de processus I.M.S. permet de configurer et de personnaliser la gestion des contrôles, la détection des anomalies et la génération d'alertes. Des courriels configurables et personnalisables peuvent être émis automatiquement.

 

Par exemple, l'envoi d'un courriel au département des Ressources Humaines ou pour un supérieur hiérarchique et bien entendu aussi à l'employé.

Ex: courriel d'alerte automatique CET

automatic report email
Un fichier texte est ici envoyé en attache: Il contient les données qui peuvent êtres utilisées par ailleurs dans d'autres outils et applications.
 

 

 

5 - Traitement des anomalies


Il est possible de traiter certaines anomalies en faisant appel au gestionnaire de processus I.M.S. pour corriger automatiquement des données (tout en adressant automatiquement un courriel d'information à la personne concernée si souhaité).

  • Par exemple, si une limite est dépassée, I.M.S. peut écrêter la valeur pour la ramener à cette valeur limite.

Les anomalies peuvent aussi être traitées et corrigées manuellement, individuellement ou par lot de personnes grâce à l'outil I.M.S. de traitement en masse.

  • Par exemple pour le département des Ressources Humaines, qui peut sélectionner dans la liste toutes les personnes avec une certaine anomalie suite à un dysfonctionnement du système de gestion des temps,
  • ou pour créditer 1 jour de bonus pour les employés d'une catégorie, ou encore pour traiter les personnes absentes pour congés ou maladies ou formation plus de x jours,...

 

Filtrer et sélectionner pour traiter en masse

select records
 


 

 

6 - Tableaux de bord & rapports


I.M.S. propose des outils pour permettre à l'utilisateur de définir et d'élaborer des tableaux de bord et des rapports consultables en ligne, mais aussi imprimables, exportables au format pdf ou en fichier texte ou Excel, et qui peuvent également être envoyés par courriel et en pièces jointes.

 

Par exemple: envoyer automatiquement chaque Mardi à 16:15 le rapport des anomalies CET à une personne ou à un groupe de personnes.

Emploi de l'outil Tableau de Bord

dashboard & reports
Ex: montre les Demandes par état et les  Anomalies par secteur.

Emploi de l'outil Rapports
Open tickets report
 

 

 

7 - Information - consultation par l'employé


I.M.S. offre la possibilité de consulter en ligne 24/7/365 ses données de référence, son compte de temps, comme l'état d'avancement de ses demandes avec d'éventuels commentaires.

 

Par exemple, il peut recevoir un courriel à la fin de chaque mois qui l'informe de son compte de temps, ou un courriel qui lui rappelle qu'il doit imputer ses droits avant une certaine date.

 

Emploi du Portail Clients I.M.S.

services portal
 


 

 

Astuces

La solution peut aussi être mutualisée pour un groupement, un secteur, une branche qui souhaiterait proposer une formule unique, personnalisée et qui serait spécifique à ses membres.
 

 

Et voilà !

Vous disposez de votre solution de gestion de Compte Epargne Temps (CET).

 

I.M.S. peut faire bien plus de choses encore. Découvrez d'autres possibilités et d'autres cas d'emplois.