Implémentez votre Compte Epargne Temps.
Le Compte Epargne Temps (CET) est un dispositif qui, en fonction des termes et des principes, des règles ou une loi, d’un accord entre employeur et employé, permet de porter sur un compte individuel des temps qui ainsi après « épargne » pourront ultérieurement êtres « consommés » ou indemnisés.
Que faire ?
Optez pour I.M.S. Eralys le Système de Gestion de l'Information.
I.M.S., apporte une solution simple, rapide et économique pour implémenter, soit une solution complète, partielle, ou complémentaire. En effet, I.M.S. grâce à son architecture et à ses outils, vous permet sans programmation, en quelques clics d'ajouter des champs de données avec les écrans de consultation et de saisie, de filtrer les données, d'élaborer des rapports et des tableaux de bord comme d'automatiser des traitements, d'élaborer et d'employer des modèles de courriels pour des envois manuels ou automatisés et offre également un Portail Clients, en toute sécurité avec des accès individuels contrôlés. Tout ce qui est nécessaire pour gérer un CET est ainsi disponible.
1 - Définir et configurer
Définir et structurer les données et les paramètres dont vous avez besoin: éligibilité, critères, compteurs, seuils, limites et règles,...
Avec I.M.S. en quelques clics à peine, sans programmation et sans limites, vous pouvez ajouter des champs et des codes avec les écrans de gestion associés.
Exemple: ajouter un compteur de temps épargné au contact/employé, l'année, la date, l'heure d'entrée, l'heure de sortie, les heures d'absences, les congés, des codes d'activité,... qui composent les détails de vos mouvements.
Ajoutez les champs nécessaires
Pour le stockage des données collectée,
pour les codes et catégories d'employés,...
pour les limites, les seuils,...
2 - Traiter les données collectées
Traiter les données de références et les temps collectés.
Les situations sont multiples:
- il existe un système de gestion des temps (pointages, lecteurs de badges ou système de contrôle d'accès)
- il existe un système de gestion des ressources humaines ou de paye.
Ces systèmes produisent des données généralement exportables sous forme de fichier texte ou autre.
Importer les données depuis ces fichiers dans I.M.S. pour traiter CET en alimentant les champs qui ont été créés est à la portée de tout utilisateur au travers de l'emploi de l'outil d'importation et de mise en correspondance des données avec les champs.
- aucun système n'existe
I.M.S. offre dans ce cas la possibilité d'une saisie directe par le clavier comme par l'import de données à partir d'un fichier préparé à cet effet.
Import de données dans I.M.S.
La mise en correspondance des données des fichiers avec les champs I.M.S. se fait simplement à l'écran.
3 - Mettre à jour le compte de temps
Trois cas de figure:
Automatisé
L'imputation se fait automatiquement à partir des données alimentées dans I.M.S. Par exemple les heures supplémentaires, les heures de nuit, les horaires de travail,...
L'évolution du compteur est automatisées avec le traitement et le calcul opéré par l'outil de gestion des processus I.M.S. qui utilise des champs calculés et si besoin des règles logiques (si conditions alors actions).
Saisie des données au clavier
Les données sont saisie au travers des écrans I.M.S. :
- par une personne habilitée
- directement par l'employé
Au travers d'une demande
L'employé doit soumettre une demande.
La demande peut se faire en utilisant l'outil de demande de services I.M.S.
- soit par une saisie directement dans I.M.S.
- soit au travers du Portail Clients.
Un département ou une personne ou un groupe de personnes est informé de la demande et va la traiter.
Automatisé par l'emploi du gestionnaire de processus
Saisie au clavier
Emploi de la demande de services I.M.S.
4 - Contrôles et anomalies
L'emploi du gestionnaire de processus I.M.S. permet de configurer et de personnaliser la gestion des contrôles, la détection des anomalies et la génération d'alertes. Des courriels configurables et personnalisables peuvent être émis automatiquement.
Par exemple, l'envoi d'un courriel au département des Ressources Humaines ou pour un supérieur hiérarchique et bien entendu aussi à l'employé.
Ex: courriel d'alerte automatique CET
Un fichier texte est ici envoyé en attache: Il contient les données qui peuvent êtres utilisées par ailleurs dans d'autres outils et applications.
5 - Traitement des anomalies
Il est possible de traiter certaines anomalies en faisant appel au gestionnaire de processus I.M.S. pour corriger automatiquement des données (tout en adressant automatiquement un courriel d'information à la personne concernée si souhaité).
- Par exemple, si une limite est dépassée, I.M.S. peut écrêter la valeur pour la ramener à cette valeur limite.
Les anomalies peuvent aussi être traitées et corrigées manuellement, individuellement ou par lot de personnes grâce à l'outil I.M.S. de traitement en masse.
- Par exemple pour le département des Ressources Humaines, qui peut sélectionner dans la liste toutes les personnes avec une certaine anomalie suite à un dysfonctionnement du système de gestion des temps,
- ou pour créditer 1 jour de bonus pour les employés d'une catégorie, ou encore pour traiter les personnes absentes pour congés ou maladies ou formation plus de x jours,...
Filtrer et sélectionner pour traiter en masse
6 - Tableaux de bord & rapports
I.M.S. propose des outils pour permettre à l'utilisateur de définir et d'élaborer des tableaux de bord et des rapports consultables en ligne, mais aussi imprimables, exportables au format pdf ou en fichier texte ou Excel, et qui peuvent également être envoyés par courriel et en pièces jointes.
Par exemple: envoyer automatiquement chaque Mardi à 16:15 le rapport des anomalies CET à une personne ou à un groupe de personnes.
Emploi de l'outil Tableau de Bord
Ex: montre les Demandes par état et les Anomalies par secteur.
Emploi de l'outil Rapports
7 - Information - consultation par l'employé
I.M.S. offre la possibilité de consulter en ligne 24/7/365 ses données de référence, son compte de temps, comme l'état d'avancement de ses demandes avec d'éventuels commentaires.
Par exemple, il peut recevoir un courriel à la fin de chaque mois qui l'informe de son compte de temps, ou un courriel qui lui rappelle qu'il doit imputer ses droits avant une certaine date.
Emploi du Portail Clients I.M.S.
Et voilà !
Vous disposez de votre solution de gestion de Compte Epargne Temps (CET).
I.M.S. peut faire bien plus de choses encore. Découvrez d'autres possibilités et d'autres cas d'emplois.