Faites l'inventaire des données

 

De quelles données disposez-vous?

Ce n'est pas une tâche facile de connaitre toutes les données que l'on détient sur une personne ou une entreprise car les informations sont dispersées un peu partout : agenda, liste des choses à faire, courriels, documents, carnets d'adresses multiples, contrats, curriculum-vitae, formulaires, bases de données, études et outils marketing, campagnes et forces de ventes, prospects, commandes, factures, propositions, appels, paiements, services après-vente, garanties, assurances, produits, services, le plus souvent enregistrés et employés dans différents appareils, logiciels qui sont entre les mains de diverses personnes...

 

En particulier, dans le cadre de la Règlementation Européenne Générale de Protection des Données le défi est de trouver toutes les informations qui sont à mettre en relation avec les personnes

 

Comment faire ?

Regrouper toutes les informations dans un système de gestion des données, de l'information qui offre des facilités pour accueillir et organiser les données quelles qu'elles soient

 

Cartographie des données

 

Commencer par réfléchir à tous les endroits où pourraient se trouver des informations.

 

Vous serez probablement surpris en découvrant la cartographie générale présentée ici.

 

Nous distinguons 3 types de supports : Données - Fichiers - Papier

Données individuelles

1 - Commencez par les Données

Les Données sont les plus faciles à traiter car l'information est sous la forme digitale, prête à être traitée et échangée de manière standardisée par tout type d'outils et de système de gestion de données, d'application et de base de données.

Consultez votre ordinateur, votre smartphone, votre tablette, vos réseaux sociaux, vos applications et vos espaces de stockage dans le Cloud et exportez  / téléchargez les données en l'état en employant les fonctions standard d'exportation et de téléchargement des données.

Le mieux est d'exporter dans un fichier au format xls (Excel) ou cvs (texte).
 

2 - Ensuite traitez les Fichiers

Les Fichiers sont un support qui contient de l'information. Ils sont au format électronique, mais ce sont des "blocs de données" qu'il faut traiter manuellement à deux niveaux :

  • 1 - en tant que "pièce" (fichier source) : qu'il faut alors rattacher à une personne (lien)
  • 2 - pour analyser les informations contenues et déterminer leur nature : vous devrez alors parfois gérer ces informations comme des données, donc pour cela créer une donnée, par exemple dans un fichier texte ou Excel, ou créer un enregistrement dans une application (en cas de délai serré, de situation de stress, nous suggérons de procéder à cette tâche 2 dans un deuxième temps).
 

3 - Traitez le support Papier

Pour pouvoir bien gérer les informations et assurer la conformité avec la réglementation sur la protection des données, surtout dans un monde digital, les documents papier doivent êtres digitalisés.

  • 1 - Scannez les ou prenez des photos avec votre appareil mobile ou un appareil photo pour obtenir des fichiers électroniques.
    Nous préconisons de convertir les images en fichiers PDF (un document par  fichier PDF)
  • 2 - Procédez ensuite comme indiqué au paragraphe 2 ci-dessus.
 

Commentaire :

  • - si vos fichiers sont enregistrés dans un espace de stockage Cloud, ils pourront probablement êtres liés directement a un enregistrement d'une personne dans le système de gestion
  • - mais probablement comme le met en évidence la cartographie, vos fichiers se trouvent dans plusieurs espaces de stockage Cloud mis à disposition ou utilisés par vos différents fournisseurs (opérateurs mobiles, sociétés commerciales et spécialisées). Dans ce cas, pour faciliter et optimiser le traitement, transférez ou copier tous vos fichiers dans un seul et même Cloud.
  • - une autre possibilité consiste à digitaliser le document et à le charger directement dans le système de gestion électronique de documents où il pourra être rattaché directement par construction à un enregistrement d'une personne.
  •  

 

 

Dans les deux cas utilisez I.M.S.

 


Vous ne disposez d'aucun système de gestion de données
 




 


Vous disposez déjà d'outils
 

Considérez la cartographie des données s'il vous plaît.

Vous voyez que les données sont partout à la fois et très probablement vos outils ne sont pas adaptés ni optimisés pour une gestion globale et unifiée de toutes ces données et informations ni pour les gérer en relation avec une personne.
 





Information Management System


 

I.M.S.

la solution

Adoptez le !

 

 

 

4 - Rapprochez vos Données avec la structure des données présente dans I.M.S.

Comparez les colonnes de données de vos fichiers Excel ou csv avec les champs de données présentes dans le système Eralys I.M.S.

 

Il manque des champs ? Pas de panique !

En quelques clics, on créé, on ajoute, on organise tous les champs de données qui sont nécessaires.

Gérez les champs de Données I.M.S.

Add field

 

 

5 - Importez les Données dans I.M.S.

Utilisez l'outil d'importation des fichiers (xls, cvs, vcard) standard de I.M.S. Il affiche la structure des données de vos fichiers et il vous suffit de sélectionner face à chaque donnée le champs I.M.S. correspondant que vous voulez alimenter.

Chargez ! Annulez, recommencez, renouvelez !

 

import

 

C'est simple, c'est tout !

Vous êtes prêts pour l'étape d'analyse de vos données