Travailler en groupe autour de fichiers

 

Partager, commenter et gérer des versions de fichiers

 

En général nous procédons par simple échange de fichiers avec nos interlocuteurs et le plus souvent nous employons le mail pour leur transmettre. Puis on fait des aller-retour quand il s'agit d'élaborer une version finale pour un travail.

C'est le cas par exemple :

  • entre collègues et départements pour élaborer et valider un budget,
  • entre un secrétariat et les membres d'un Comité, ou les participants à une réunion pour valider un compte-rendu,
  • entre les ventes, le service juridique et un client et son équipe pour finaliser un contrat,
  • entre un notaire, son équipe et ses clients pour un testament et la gestion d'un héritage,
  • entre une agence de communication et ses clients pour valider une maquette de brochure publicitaire ou une vidéo, des photos,
  • dans un projet de construction ou un plan d'urbanisme par exemple, entre l'architecte, le client, le constructeur et les fournisseurs qui travaille ensemble sur des documents techniques, administratifs, des plans, des rapports d'avancement, avec des fichiers en grand nombre et volumineux,
  • ...

 

Si cette méthode de travail semble très simple et sans grande contrainte, elle n'en présente pas moins des inconvénients :

  • Ce n'est pas très productif car on est rapidement perdu dans les e-mails et les versions de fichiers,
  • C'est une source de de confusion, d'erreurs, d'omissions qui peuvent avoir des graves conséquences,
  • Chacun doit adopter une classification et une méthode de gestion pour essayer de s'y retrouver et pour pouvoir assurer une certaine traçabilité. Ceci sans parler de la question de la gestion des archives ni des processus de contrôle et de validation...
  • Lorsque le nombre de fichiers s'accumule, comme le nombre de versions, lorsque les volumes et la taille des fichiers deviennent importants, l'utilisation du mail devient rapidement inadéquate pour traiter les échanges et la gestion des fichiers,
  • De plus, ce n'est pas satisfaisant pour les questions de confidentialité, de cybersécurité et de protection des données et les règlementations.

 

Comment pouvons nous faire ?

 

Optez pour la solution Eralys Cloud.

A la fois simple, familière, flexible avec son interface de gestion très proche d'un explorateur de fichiers avec sa structure et son arborescence de répertoires, sous-répertoires et ses fichiers, le Cloud est particulièrement approprié au stockage, à l'échange et au partage de fichiers de grande taille et en grand nombre.

Mais le Cloud Eralys vous offre bien plus encore, notamment avec sa gestion des utilisateurs et ses possibilités d'accès publics avec une gestion de leurs droits, une gestion des versions de fichiers, la possibilité de lier des commentaires par les participants à un fichier, lier un fil de messagerie instantanée et garder la trace de toutes les actions liées.

Vous avez également la possibilité de visualiser le contenu de fichiers en ligne et de les utiliser lors d'appels et de vidéo conférences avec Eralys Cloud MeeTchat.

Vous bénéficiez d'une meilleure sécurité et si vous êtes dans une activité du secteur de la santé ou du secteur financier nos serveurs peuvent bénificier des certifications requises : HDS (Santé EU) HIPAA (Santé US) et PCI DSS (Finance).

 

Une organisation des fichiers à votre convenance

 

Avec une interface très similaire à l'explorateur de fichiers commun, vous structurez l'organisation de vos fichiers, leur hiérarchie : répertoires, sous-répertoires, fichiers...

Pour cette structuration, pensez :

  1. aux droits d'accès et de partage dont vous avez besoin (les droits des utilisateurs et du public pour accéder, éditer, supprimer, télécharger et partager sont gérés au niveau des répertoires et des fichiers),
  2. aux besoins de synchronisation entre les différents appareils dont vous avez besoin (synchronisation par répertoire, même organisation que sur votre ordinateur,...),
  3. à votre organisation de travail, celle de votre entreprise, à votre clientèle, à vos fournisseurs et partenaires, à vos projets, au type de documents et de fichiers,...

 


Interface classique type Explorateur de Fichiers

File Management Home Page
Organisez à votre convenance.

Comme dans un explorateur de fichiers vous pouvez modifier votre structure, déplacer, copier vos fichiers, sélectionner un ou plusieurs fichiers ou répertoires.

 

Télécharger ou créer des fichiers

 

Sélectionnez votre répertoire et télécharger ou créer en ligne vos fichiers.
 

Par exemple vous pouvez télécharger :

 

  • des Images et créer des Albums que vous pouvez partager avec votre famille ou qui peuvent être utilisées par une agence de communication ou une agence de presse et leurs clients (les images peuvent êtres visualisées en ligne en mode galerie)

 

  • des Vidéos que vous partagez avec votre famille ou que vous utilisez en relation avec vos activités professionnelles (vente de voitures et tous produits et services, construction et avancement des travaux, formation,...)

 

  • des  Plans d'architecture ou d'urbanisme pour un Cabinet d'architecture ou des plans techniques industriels...

 

  • des fichiers Office (document, contrat, guide, lettre, présentation, tableur, pdf)

 

Vous avez également la possibilité de créer des fichiers Office en ligne. Ceci est particulièrement intéressant pour un travail en groupe (voir le cas d'emploi correspondant).

 

Téléchargez ou Créez vos fichiers en ligne

File management tool
 

Images - Galeries

Photo gallery

 

 

 

Versions de fichiers

 

Chaque fois qu'un fichier est modifié, une nouvelle version est enregistrée comme vous pouvez le voir dans le détail des meta-données en lien avec le fichier sélectionné dans le volet à droite de l'écran.

 

Super, lorsqu'on souhaite retrouver une ancienne version de fichier.

 

Il suffit de sélectionner l'onglet Version pour afficher la liste des versions, puis vous sélectionnez la version qui vous intéresse.

 

 

Versions de fichiers
file versionning
En haut à droite s'affiche un extrait du contenu du fichier.

 

 

Commentaires

 

Une fonction très pratique et utile pour travailler en groupe autour de fichiers.

 

Pour chaque fichier, tous ceux qui le partagent, il est possible de lier un commentaire.

 

Particulièrement utile pour :

  • faire un commentaire à l'attention d'un tiers, pour lui demander de relire, de compléter ou de valider,
  • dérouler un processus simple de validation (par exemple pour un contrat, un compte-rendu de réunion, un document technique ou un rapport financier, recueillir un accord client),
  • adjoindre un commentaire à un fichier qui n'est pas éditable.

 

Commenter un fichier

File content

Sélectionner l'onglet Commentaires sur la droite et vous verrez s'afficher tous les commentaires faits par qui et quand.

Ajoutez le vôtre.

 

 

 

Partage de Fichiers

 

Les fichiers peuvent êtres partagés avec les autres utilisateurs du Cloud, mais également avec des invités.

 

Vous pouvez partager avec un ou plusieurs utilisateurs, ou un groupe d'utilisateurs de votre Cloud. Vous pouvez aussi partager avec des invités en leur adressant un e-mail comportant un lien qui va leur permettre l'accès à votre fichier.

 

Vous pouvez définir les droits dans le cadre du partage : édition, suppression, téléchargement, définir un mot de passe, une date de fin de l'accès et bien entendu à tout moment vous pouvez modifier les droits et les supprimer.

 

Partager les fichiers et travailler ensemble
share file
Gérer les droits des utilisateurs.

 

 

Engager un échange

 

Lorsque vous travaillez avec un fichier, vous pouvez à tout moment engager un échange par messagerie instantanée avec une ou plusieurs personnes et ainsi travailler ensemble.

Vous pouvez même organiser une réunion-conférence audio, vidéo MeeTalk.

Un moyen sympathique et efficace qui vous permet de travailler en mode totalement interactif.

 

 

En 1 clic entrer en contact
Video chat around a file
et travailler en mode interactif

 

 

Et voilà !

Démarrer immédiatement, travailler plus efficacement, plus confortablement et avec plus de sécurité tout en restant simple et en procédant par fichiers.

 

Eralys Cloud peut faire bien plus de choses pour vous. Découvrez les possibilités et d'autres cas d'emplois.