Créez vos archives

 

Créez vos archives

 

Ah les Archives,...

Vous avez certainement pestés à maintes reprises lorsque vous n'arriviez pas à mettre la main sur un document, une photo, une vidéo, une facture, une garantie, votre police d'assurance, vos certificats, vos diplômes, etc...

Ou parce que vous avez oublié de prendre votre ticket d'entrée, ce foutu document administratif qu'on vous demande et qui est indispensable pour engager la démarche dans cette Administration ou vous vous êtes spécialement déplacé et ou vous venez de faire la queue depuis une heure ou plus...

 

Le problème est que vos documents, photos, vidéos, lettres, etc... sont éparpillées un peu partout chez vous, ailleurs, dans différentes pièces et meubles, à la cave, au grenier, dans le garage et peut-être même à une ancienne adresse,... En tous cas, tout ceci n'est pas vraiment bien rangé, répertorié, classé, même en entreprise...

Et puis les documents, les archives existantes et anciennes, les dossiers médicaux et les documents officiels sont sous une forme matérielle: papier, bande, film, CD. Aussi ne sont-ils pas rangés ensemble, à la même place, de la même façon et l'accès à ces pièces n'est généralement pas si évident, ni possible sans délai pour un emploi immédiat, encore moins possible à distance ! De plus, parfois, avec le temps, il n'est plus possible de les lire.

Même les informations récentes et digitales sont éparpillées dans différents appareils, avec différentes applications. Pas facile, impossible de se rappeler de tout et pas de moyen efficace pour s'y retrouver et rechercher de manière globale ce que l'on cherche, d'autant plus que les volumes accumulés sont considérables avec le temps. Impossible aussi d'organiser tout cet existant de manière rationnelle et unifiée globalement. Quant à traiter une masse d'information hétéroclite constituant la mémoire historique, ou une quantité considérable d'archives accumulées sur des dizaines, voir des centaines d'années...

Enfin, des archives matérielles cela occupe d'importantes surfaces bâties et il faut s'assurer que les conditions de stockages soient appropriées à leur bonne conservation à travers le temps. C'est coûteux. Sans compter le fait que les pièces peuvent êtres égarées, mal rangées, volées, détruite par un incendie, une inondation ou par quelqu'un (et on a très rarement des copies de ces originaux).

 

Pour les individus, comme pour les entreprises et les organismes et institutions, l'archivage physique pose le problème de l'occupation d'espace, du stockage et de sa gestion, et c'est aussi une question de coût et de sécurité.

Sans parler des aspects de confidentialité, de la conservation légale et règlementaire, ou encore tout simplement des transferts et des déménagements, des héritages et des aspects historiques.

 

Que pouvons-nous faire ?

La réponse logique et de bon sens: faire simple, rendre l'archivage facile et naturel, regrouper tout en un seul espace digital pour les rendre toujours accessibles de partout, à tout moment et sans peine.

 

Commencez par réfléchir à vos besoins, vos objectifs


En fonction du contexte, selon que l'usage est individual et privé, marchant, pour une PME, une PMI, une usine, une activité soumise à régulation, une institution ou un groupe international, les besoins varient et les contraintes légales et opérationnelles sont trés différentes.

Les solutions d'archivage vont du plus basic au plus élaboré.
 

Remarques
Si vos activités sont internationales, pour des raisons de performance et parfois également pour respecter des lois et règlementations, vos choix peuvent êtres guidés par ces éléments.

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Nous utilisons exclusivement les meilleurs data centers dans le monde.
Nous utilisons exclusivement des serveurs qui nous sont entièrement dédiés et à nos clients.

Notre environnement et contexte répond aux normes les plus exigeantes :
Iso 27001 / PCI-DSS / HDS.
RGPD.

 

Ayez votre propre cloud

 

Ici nous évoquons une solution basique.

Oubliez le stockage dans les cloud publics tels DropBox, Box, iCloud, GoogleDrive, Microsoft OneDrive et tant d'autres solutions d'entreprises commerciales ou de marques.

Oubliez les archives papier, les supports physiques, digitalisez-les et stockez-les dans votre propre cloud.


Inverser la situation.
Utilisez votre propre espace cloud privé et sécurisé pour stocker tous vos fichiers (photos, vidéos, fichiers Office, pdf, CAD, musique,...) en un lieu que vous choisissez vous même, et dont vous gérez directement les accès à votre cloud et aux fichiers (compte utilisateur, groupes et partage).
 

Adoptez une solution qui vous simplifie la vie et accédez à vos informations depuis n'importe quel lieu, via tout appareil, et ne vous préoccupez pas de la tenue à jour, de la sauvegarde ou de la protection de vos données. Du coup déplacez vos vieilles archives aisément et sans effort lorsque votre entreprise ou personnellement vous déménagez.
Consultez leur contenu directement en ligne, et uniquement quand nécessaire, téléchargez votre fichier.
 

 

Deux options

 


Votre propre cloud
sur un serveur Eralys mutualisé
 


 


Votre propre cloud
sur un serveur Eralys qui vous est totalement dédié
 

 

Trucs & Astuces
- Comme les e-mail ne sont pas très sûrs et souvent limités au niveau des nombres et tailles des fichiers en attache, utilisez votre cloud pour stocker vos fichiers attachés à vos e-mails,
- Liez vos fichiers à vos applications si vous le souhaitez ou utile,
- Synchronisez avec vos smartphone, tablette, netbook et automatiquement archivez directement dans votre cloud les images, vidéos et les fichiers reçus par e-mail, via Skype, WhatsApp, ou sur votre ordinateur.
- Si vous avez des volumes d'archives très importants, ou si vous souhaitez augmenter le niveau de sécurité, mieux protéger vos données, isolez votre cloud et optez pour l'option du Serveur Dédié.

 

Réaliser en 5 étapes

  • 1 / souscrivez pour votre cloud
  • 2 / paramétrez vos appareils et applications pour les lier à votre cloud et activez la synchronisation (les nouveaux fichiers seront immédiatement dans votre cloud)
  • 3 / configurez vos utilisateurs, vos groupes
  • 4 / transférez vos fichiers digitaux stockés partout dans votre propre cloud
  • 5 / progressivement digitalisez vos anciennes archives et enregistrez-les dans votre cloud

 

Voilà !

A présent toutes vos informations sont réunies, vos archives sont sécurisées et toujours à votre portée de mains 24/7/365 quel que soit le lieu ou vous vous trouvez.

 

Notre solution cloud peut faire beaucoup plus. Découvrez les possibilités au travers des autres Cas d'Usage ou contactez-nous.