Trabalhe em grupos em torno de arquivos

 

Compartilhe, comente e gerencie versões de arquivos

 

Principalmente, procedemos à simples troca de arquivos com nossos interlocutores e, geralmente, usamos e-mail para comunicá-los e fazê-los ir e vir quando se trata de desenvolver um arquivo em sua forma final.

Este é por exemplo o caso :

  • entre colegas e departamentos para validar um orçamento,
  • entre um secretariado e os membros de um Comitê ou os participantes de uma reunião para validar as atas,
  • entre as vendas, a equipe jurídica e um cliente e sua equipe para fechar um contrato,
  • entre um notário, sua equipe e seus clientes por vontade e a gestão da herança,
  • entre uma agência de comunicação e seu cliente para validar um modelo de folheto publicitário ou um vídeo, fotos,
    em um projeto de construção ou planejamento urbano, por exemplo, entre arquiteto, cliente, construtora e fornecedores para trabalhar em documentos técnicos, administrativos, planos, relatórios de progresso, muito numerosos e volumosos,
  • ...

 

Se o método de trabalho parece muito simples e não muito restritivo, apresenta desvantagens significativas:

  • Não é muito eficaz porque você se perde rapidamente em e-mails e versões,
  • É uma fonte de confusão, erros, descuidos que podem ter conseqüências significativas,
  • Todos devem adotar um método de classificação e gerenciamento para tentar encontrar o caminho e garantir que eles possam ter alguma rastreabilidade. E não estamos falando de gerenciamento de arquivos, nem dos processos de controle e validação...
  • Quando os arquivos se acumulam, o número de versões, os volumes e os tamanhos dos arquivos são importantes, o uso de email para trocas e gerenciamento de arquivos rapidamente se torna proibitivo,
  • Além disso, há a questão da confidencialidade, segurança cibernética e proteção de dados com seus regulamentos.

 

Como você pode fazer?

 

Opte pela solução Eralys Cloud.

Ao mesmo tempo, simples, familiar e flexível com o gerenciamento de diretórios e arquivos como o gerenciador de arquivos, o Cloud é particularmente adequado para armazenamento e troca, compartilhamento de arquivos grandes em tamanho e número.

O Eralys Cloud oferece muito mais, no entanto, com o gerenciamento de direitos de acesso público e de usuário, gerenciamento de versão de arquivo, a possibilidade de vincular comentários dos participantes aos arquivos, vincular um tópico de bate-papo e acompanhar todas as atividades relacionadas.

Adicione a possibilidade de visualizar arquivos on-line e usá-los durante as chamadas e videoconferências do Eralys Cloud MeeTchat.

Mais segurança e, se você é um player financeiro ou médico, nossos servidores em nuvem têm as certificações HDS (Saude EU) HIPAA (Saude EUA) e PCI DSS (Finança).

 

Arquivos organizados de acordo com sua conveniência

 

Com uma interface muito próxima a um explorador de arquivos clássico, estruture a organização de seus arquivos em uma hierarquia: pastas, sub-pastas, arquivos...

Para estruturar sua organização de arquivos, pense em:

  1. os direitos de acesso que você precisa para organizar (os direitos dos usuários ou do público de acessar, editar, excluir, baixar e compartilhar se aplicam no nível da pasta e do arquivo),
  2. Sua sincronização de arquivos precisa entre os diferentes dispositivos envolvidos (seja, sincronizar por pasta, a mesma organização do seu computador de trabalho, ...),
  3. Sua organização interna e de trabalho, seu negócios, arquivo do cliente, fornecedor, parceiro, projeto, tipo de documento e tipo de arquivos,...

 


Interface clássica do File Explorer

File Management Home Page
Organize como quiser.

Como em um explorador de arquivos, você pode modificar sua estrutura, mover, copiar seus arquivos, selecionar 1 ou vários arquivos ou pastas.

 

Upload ou criação de arquivos

 

Selecione sua pasta e faça upload ou crie online seus arquivos.

Seja, você pode enviar :

 

  • Imagens e criar álbuns para serem compartilhados com sua família ou usados por uma agência de comunicação ou agência de imprensa e seus clientes (as fotos podem ser exibidas on-line em uma galeria)

 

  • Vídeos a serem compartilhados com sua família ou usados em relação à sua atividade comercial (vendas de automóveis e qualquer produto ou serviço, andamento de projetos de construção, finalidade de treinamento ...)

 

  • Planos arquitetônicos ou urbanos para uma empresa de arquitetura ou planos técnicos, industriais...

 

  • Arquivos do Office (documento, contrato, guia do usuário, carta, apresentação, planilha, pdf)

 

Você também pode criar arquivos online do Office. Isso é particularmente interessante para o trabalho em grupo (consulte o caso de uso correspondente).

 

Carregar ou criar seus arquivos online

File management tool
 

Imagens - Galeria

Photo gallery

 

 

 

Versões de arquivo

 

Cada vez que um arquivo é modificado, uma nova versão é salva, como você pode ver nos detalhes dos metadados em relação ao arquivo selecionado no quadro aberto na direita na tela.

 

Legal, se você deseja recuperar uma versão mais antiga do arquivo.

 

Basta clicar na guia Versão para abrir a linha da faixa de versões e selecionar o arquivo que deseja acessar.

 

 

Versões de arquivos
file versionning
No canto superior direito, você tem uma breve visão geral do conteúdo do arquivo

 

 

Comentários sobre o arquivo

 

Uma função muito prática e útil ao trabalhar em grupo.

 

Para cada arquivo, para todos os que o compartilham, é possível vincular um comentário.

 

Particularmente útil para:

  • fazer um comentário à atenção de terceiros para solicitar uma revisão, um complemento ou até uma validação,
  • executar um processo de validação (seja contrato, ata do conselho, técnica ou financeira, validações de clientes),
  • adicionar comentários a um arquivo cujo conteúdo não é editável.

 

Comentários dos arquivos

File content

Basta selecionar a guia Comentários no lado direito e você verá o log de todos os comentários feitos por quem e quando.

Você pode adicionar o seu

.

 

 

 

Compartilhamento de arquivos

 

O arquivo pode ser compartilhado e disponibilizado ao usuário da nuvem, mas também aos convidados.

 

Você pode compartilhar com um ou mais usuários, os membros de um grupo de nuvens, bem como convidar terceiros enviando um link para o email deles.

 

Você pode definir os direitos que se aplicam no nível do compartilhamento: na edição, exclusão, download, upload, definição de uma senha, uma data final dos direitos e, é claro, a qualquer momento, você pode revogar ou modificar esses parâmetros.

 

Compartilhe arquivos e trabalhe em conjunto
share file
Gerenciar acesso e direitos de usuário.

 

 

Entre em um bate-papo

 

Trabalhando um arquivo, a qualquer momento você pode entrar em um bate-papo com uma ou mais pessoas que compartilham o arquivo com você, que trabalham com você.

 

Simpático e eficiente, pois permite trabalhar de forma mais interativa.

 

 

Em um clique, entre em um bate-papo
Video chat around a file
e trabalhe de forma mais simpática e interativa

 

 

É isso aí!

Comece imediatamente, trabalhe com arquivos de maneira muito mais eficiente e confortável, mas também mais seguro.

 

Nossa solução Eralys Cloud pode fazer mais coisas por você. Descubra possibilidades e outros casos de uso.